Decisión o demora
- Copia de la solicitud y fecha de presentación.
- Denegación, cierre, aviso de caso pendiente o prueba de que no se emitió decisión.
- Sobre, encabezados de correo, mensajes del portal, citas y verificaciones.
- Cronología breve de contactos y respuestas.
- Factura actual, aviso de corte, falta de combustible u otra prueba de crisis.
Oficina correcta
- Programa estatal, territorial, tribal o local administrador identificado.
- Instrucciones obtenidas del aviso o reglas vigentes.
- Plazo y canal aceptado anotados.
- Número de caso disponible sin enviar datos sensibles innecesarios.
Solicitud de audiencia
- Declaración clara solicitando audiencia administrativa imparcial.
- Denegación o falta de actuación identificada.
- Revisión o corrección solicitada sin afirmar elegibilidad no determinada.
- Datos del representante solo cuando esté autorizado.
- Sello de tiempo, recibo, fax, correo o confirmación del portal guardados.
Reglas y expediente
- Plan, manual, aviso o regla de audiencia vigente localizado.
- Motivo escrito pedido si no se proporcionó.
- Expediente, cálculo, lista o política solicitados cuando lo permita el procedimiento local.
- Fecha de pruebas, formato y método de intercambio anotados.
Pruebas
- Documentos del hogar, residencia, ingresos, cuenta energética y crisis relevantes.
- Prueba de verificaciones enviadas o explicación de por qué no estaban disponibles.
- Comunicaciones con la oficina, proveedor, arrendador o representante.
- Documentos ordenados por fecha con explicación breve.
- Originales conservados salvo exigencia expresa de la oficina.
Acceso y participación
- Intérprete solicitado cuando haga falta.
- Adaptación por discapacidad solicitada con antelación.
- Acceso telefónico, por video o presencial confirmado.
- Disponibilidad del representante o testigos confirmada.
- Contacto seguro actualizado.
Crisis energética durante el caso
- Proveedor contactado sobre corte, reconexión, plan de pago y protecciones.
- Proceso local de crisis solicitado por separado.
- Regulador, oficina del consumidor, 211, refugio, centro de enfriamiento o calefacción o emergencia contactados cuando corresponda.
- Sin asumir que la audiencia detiene el corte o reserva fondos.
Después de la audiencia
- Decisión escrita y fecha de recepción guardadas.
- Plazo de revisión administrativa o judicial adicional anotado.
- Corrección del caso, datos del proveedor o nueva verificación confirmados.
- Contactos de servicios y crisis actualizados si persiste el riesgo.
Fuentes oficiales
- 42 U.S.C. 8624(b)(13), en inglés
- Office of Community Services — LIHEAP, en inglés
- Contactos estatales y territoriales, en inglés
- Contactos tribales, en inglés