Responsible party. Conviene mantener la expresión inglesa junto a “persona responsable” porque aparece en las páginas del IRS, el Formulario SS-4 y el Formulario 8822-B.
Definición clara
Es la persona con autoridad práctica para controlar, gestionar o dirigir la entidad y sus fondos o activos. La solicitud del EIN la identifica para que el IRS sepa quién controla en última instancia la entidad en ese registro.
Normalmente debe ser una persona física
Salvo en una entidad gubernamental, el IRS exige que sea una persona y no otra empresa u organización. La solicitud normalmente incluye el SSN o ITIN de esa persona. Las instrucciones vigentes del SS-4 contienen una regla para una persona responsable extranjera que no tiene SSN o ITIN y no cumple los requisitos para obtenerlo.
Ejemplos según la entidad
- Corporación: normalmente el principal officer.
- Sociedad: normalmente un general partner.
- Organización exenta: generalmente el principal officer.
- Trust: un grantor, owner o trustor.
- Estate: executor, administrator, personal representative u otro fiduciario.
- Entidad gubernamental: organismo o representante con capacidad jurídica para obligarla.
No es lo mismo que nominee
Un nominee tiene autoridad limitada durante la constitución y poco o ningún control sobre los activos. El IRS indica que no puede solicitar el EIN ni aparecer como responsible party únicamente porque la persona o servicio presentó la documentación de formación.
No equivale automáticamente a beneficial owner
La información sobre beneficiarios finales y la identificación de la persona responsable del EIN cumplen finalidades federales distintas y pueden seguir criterios diferentes. No sustituya una lista para FinCEN por la regla del IRS sin revisar los requisitos vigentes de ambas agencias.
Dónde aparece
- Líneas 7a y 7b del Formulario SS-4 y solicitud de EIN por internet.
- Límite del IRS de un EIN por persona responsable al día.
- Formulario 8822-B cuando cambia la persona vinculada a un EIN existente.
Cambio de persona responsable
Una entidad con EIN debe informar el cambio al IRS mediante el Formulario 8822-B dentro de 60 días. Utilice el formulario vigente y sus instrucciones de envío; no solicite un EIN nuevo solamente por este cambio.
Ejemplo práctico
Un servicio de formación puede presentar los documentos estatales de una LLC, pero eso no lo convierte en responsible party. Normalmente será la persona que controla en última instancia la LLC y sus fondos.
Fuentes oficiales
- IRS — Responsible parties and nominees
- IRS — Instrucciones vigentes del Formulario SS-4
- IRS — Formulario 8822-B