Una copia certificada es un duplicado oficial de un registro que la oficina emisora responsable certifica como auténtico. No es lo mismo que una fotocopia común.
Qué suele convertirla en una copia certificada
La autoridad emisora puede añadir un sello, una estampilla, la firma del registrador, una declaración de certificación, papel de seguridad u otro elemento exigido por la jurisdicción. El formato exacto depende del registro, de la oficina que lo conserva y del uso previsto.
Copia certificada frente a fotocopia
Una fotocopia es una reproducción realizada por la persona titular u otra persona. La copia certificada procede de una oficina autorizada o está certificada por ella. Un organismo puede pedir tanto el documento oficial como una fotocopia común separada.
Copia certificada frente a copia notariada
La notarización suele confirmar una firma, un juramento o una certificación de copia conforme a la ley de una jurisdicción. No convierte automáticamente el documento en el registro oficial certificado emitido por una oficina de registros vitales, un tribunal u otro custodio.
Ejemplos en trámites de Estados Unidos
- Registros vitales: solicita el acta certificada de nacimiento, defunción, matrimonio o divorcio al estado, territorio, condado, ciudad, tribunal u otra oficina que conserve el registro.
- Solicitudes de pasaporte: el Departamento de Estado exige evidencia física admisible de ciudadanía y una fotocopia. Si no tienes el original, puede admitir otra copia oficial que lleve el sello o estampado de la oficina emisora.
- Tribunales y organismos: la autoridad receptora decide si necesita un original, una copia certificada, una copia ejemplificada o una copia común.
Términos relacionados
Registro original: documento emitido o conservado por la autoridad. Copia informativa: copia que puede no servir para fines legales o de identidad. Apostilla o autenticación: certificación separada para presentar documentos en otro país.
Copia certificada y apostilla
La copia certificada es el registro oficial de base. Una apostilla es un certificado separado que autentica el origen del documento para un país extranjero participante. Una no sustituye automáticamente a la otra.
Fuentes oficiales
- CDC — pautas para solicitar registros vitales, en inglés
- CDC — directorio de registros vitales, en inglés
- Departamento de Estado — evidencia de ciudadanía, en inglés