Un estado o territorio normalmente gestiona la apostilla de sus propias actas de nacimiento, expedientes judiciales, documentos notarizados y otros registros estatales. La Office of Authentications federal gestiona determinados documentos federales y algunas cadenas de autenticación.
1. Pregunta a la autoridad receptora qué exige
Confirma el documento exacto, el país donde se utilizará, si se necesita traducción y si el país de destino acepta una apostilla conforme al Convenio de la Haya sobre la Apostilla de 1961. La apostilla suele utilizarse para un país parte del Convenio. Para un país que no participa puede ser necesario un certificado de autenticación y una legalización adicional en su embajada o consulado.
2. Identifica quién emitió el documento
- Documento estatal, territorial, de condado, ciudad, tribunal o notario: empieza con la autoridad competente del estado o territorio que lo emitió o certificó. Puede ser el Secretary of State, el vicegobernador u otra oficina designada.
- Documento federal: sigue los requisitos del U.S. Department of State cuando el documento lleva la firma o el sello de un funcionario federal o consular admisible.
- Documento emitido fuera de Estados Unidos: utiliza el proceso del país emisor; la oficina federal estadounidense no sustituye a esa autoridad.
3. Obtén el original o la copia certificada correcta
La autoridad receptora puede exigir una copia certificada reciente con sello y firma originales. Una fotocopia común normalmente no la sustituye. Para solicitudes federales de apostilla, el Department of State indica que el documento debe ser original o copia certificada e incluir fecha de emisión. No notarices el documento federal original solamente para solicitar una apostilla.
4. Sigue la secuencia de la jurisdicción emisora
Los procedimientos estatales y territoriales varían. Algunos documentos deben certificarse primero ante el clerk del condado, el tribunal, la autoridad que comisiona notarios o la oficina de registros vitales antes de llegar a la autoridad estatal de apostillas. Utiliza las instrucciones oficiales de la jurisdicción emisora, no un servicio comercial.
5. Utiliza el proceso federal solo cuando corresponda
La página vigente del Department of State dirige a quienes utilizan el proceso federal a presentar el Formulario DS-4194, edición 01-2023, indicar el país de uso, incluir los documentos y pagar la tarifa actual. La página oficial ofrece opciones por correo y presenciales. Compruébala justo antes de presentar porque el formulario, la tarifa, el método de pago, la dirección y el tiempo de procesamiento pueden cambiar.
Tarifa federal actual
Según la revisión del 2 de agosto de 2026, la Office of Authentications indica una tarifa no reembolsable de $20 por documento, no por página. Las tarifas estatales y territoriales son independientes y varían.
6. Revisa el certificado devuelto
Comprueba que el certificado esté unido al documento correcto y que nombres, sellos y país de destino sean correctos. Una apostilla o autenticación confirma el origen de una firma o sello; no prueba que todo el contenido del documento sea verdadero ni garantiza que la autoridad receptora lo acepte.
Fuentes oficiales
- U.S. Department of State — autenticar un documento, en inglés
- Requisitos de apostilla, en inglés
- Requisitos de certificado de autenticación, en inglés
- Solicitud federal, tarifa y canales vigentes, en inglés
- Formulario DS-4194 vigente enlazado por el Department of State, en inglés